woensdag 28 oktober 2009

Vierde blog van Uw Officemanager.NL: De klanten

Eigenlijk had ik beter in de titel kunnen schrijven: de klanten - hoe krijg je ze? Want daar wil ik het deze keer over hebben. Maar ik heb ooit geleerd in een ver verleden dat er in een titel geen vraagteken mag staan. Dus vandaar alleen het woord klanten.

Klanten of opdrachtgevers zijn toch een wezenlijk onderdeel van het voeren van een eigen bedrijf. Daar zal een ieder het met mij over eens zijn. Zonder opdrachtgevers, geen werk. Zonder werk, geen facturen versturen. En zonder het versturen van facturen, geen geld. En eerlijk is eerlijk, hoe leuk je werk ook is en hoe leuk het ondernemen ook is, zonder geld wordt het allemaal een stuk minder gezellig. Wij zijn het dus met elkaar eens, opdrachtgevers of klanten zijn noodzakelijk.

Toen ik begon met Uw Officemanager.NL maakte ik mij daar niet zo heel erg druk om. Ik vind dat ik een goede secretaresse en/of officemanager ben. Dus de mensen zouden dit vanzelf wel zien. Daar kwam bij dat ik een mondelinge afspraak had gemaakt. Dus mijn eerste opdrachtgever, had ik in ieder geval al.

Helaas liep het iets minder rooskleurig. De mondelinge afspraak ging niet door en de mensen wisten niet vanzelf dat ik goed ben in mijn werk. Dus toen kwam ik bij de hamvraag: hoe kom je aan klanten?

In de krant van de Kamer van Koophandel van oktober 2009 stond op pagina 11 het volgende artikel: "Slagingskans starter groter met netwerk - In het begin is het vooral zaaien, pas na een tijdje ga je oogsten".

Ik heb mij ook ingeschreven via LinkedIn bij verschillende netwerken op het gebied van secretaresses en officemanagers. Tevens heb ik mij ingeschreven bij een netwerk van zelfstandigen zonder personeel in Woerden en bij een netwerk van ondernemingen in Harmelen en Woerden. Ook sta ik bij andere organisaties zoals HALLO van de Kamer van Koophandel of XING. Afgezien van leuke en gezellige contacten heeft mij dit verder nog niks concreet opgeleverd. Maar zoals het artikel zei: "In het begin is het vooral zaaien, pas na een tijdje ga je oogsten."

Nu is het natuurlijk de vraag, wanneer kan je dan gaan oogsten? Wat is een tijdje? Maar misschien zit ik wel helemaal fout en moet ik meer persoonlijk gaan netwerken. Het online- netwerken heeft in ieder geval het voordeel dat het gratis is. Dus daar kunnen wij gewoon mee doorgaan.

Het persoonlijk netwerken is namelijk niet gratis. Ik bedoel nu niet het netwerk van vrienden en familie. Want dat is altijd gratis en soms ook erg handig.

Ik had eenmalig de kans om gratis naar een zakelijke netwerkbijeenkomst te gaan in Woerden. Echter, die avond had ik een belangrijk privé gesprek waar ik echt bij moest zijn. De andere uitnodigingen die ik krijg (wel via het online-netwerken) kosten allemaal geld. En daar zit ik een beetje mee. Het is het kip-ei verhaal. Voor opdrachtgevers heb je een netwerk nodig en daarvoor heb je geld nodig waarvoor je weer opdrachtgevers nodig hebt. Wat doe je dan?

Ik heb tot nu voor andere opties gekozen. Zoals bijvoorbeeld het inschrijven bij detacheringbureaus en dergelijke of mijn website zoveel mogelijk promoten. Ook stuur ik met een zekere regelmaat brieven naar potentiële opdrachtgevers. Het resultaat van dit alles, dat weten jullie of lees anders nogmaals mijn eerste blog.

Misschien wordt het toch tijd voor een andere aanpak of moet ik gewoon meer geduld hebben? Want van dat laatste heb ik niet veel, nu is het door mijn kinderen wel meer geworden (dit zullen zij echter niet altijd beamen) maar soms op bepaalde gebieden toch te weinig.

Ik denk dat ik toch maar eens naar een zakelijke netwerkbijeenkomst ga. Wie weet komt daar wel iets uit. Nu moet ik alleen op zoek naar de juiste bijeenkomst, maar internet zal mij hier vast wel bij kunnen helpen. Zodra ik geweest ben, zal ik jullie dit laten weten.

Tevens wordt het hoog tijd om weer eens brieven te versturen naar potentiële klanten. Dus ondernemers in Woerden en omgeving let op uw brievenbus, binnenkort komt er een mooi aanbod voor u binnen.

Er is al met al genoeg te doen op het gebied van het krijgen van opdrachtgevers en ik heb veel zin om eraan te beginnen. Daarom heb ik toch besloten om de frequentie van de blog iets te veranderen. Ik zal de volgende keer elke twee weken een blog schrijven in plaats van elke week. Een vriendin van mij zal nu zeggen, ha daar ga je, het wordt al minder en voordat je het weet, stop je ermee. Maar dat doe ik niet. Ik maak het mijzelf alleen iets gemakkelijker. En wat is daar op tegen?

Er is trouwens nog een aspect over het krijgen van klanten dat ik niet behandeld heb, namelijk onze leuke crisis. In hoeverre heeft die invloed op het wel of niet krijgen van opdrachten? Daar schrijf ik dan wel een andere keer over.

Dus tot over twee weken en ik kijk weer uit naar jullie reacties.

Groetjes,

Gonne-Marieke

woensdag 21 oktober 2009

Derde blog van Uw Officemanager.NL: Het notuleren

Ik had het vorige week al een beetje beloofd; deze keer ga ik het hebben over het notuleren. Wees gerust, ik ga geen adviezen geven over het notuleren. Daar zijn andere mensen voor die geven mooie cursussen of schrijven spannende boeken over het notuleren.

Het wordt een beetje een gewoonte maar toch ook deze keer heb ik Wikipedia er maar eens bijgehaald. De reden dat ik Wikipedia er steeds bij haal, is omdat ik geen recent Van Dalen woordenboek heb. En Wikipedia hoef ik niet te kopen. Erg handig in deze tijden van crisis.

Terwijl ik deze blog aan het schrijven ben, ga ik eventjes snel kijken of er toevallig ook een website is van Van Dalen. Deze is er dus wel, alleen niet helemaal gratis. Maar wie weet, gebruik ik hem de volgende keer.

Al met al, Wikipedia zegt onder meer het volgende over notuleren (ik heb een paar stukjes weggelaten, anders werd het te lang).

"De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris (ook wel abactis) van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering (meestal schriftelijk) aantekeningen, om na afloop van de vergadering (meestal digitaal) de notulen te kunnen voltooien.

De notulist hoort zelf geen belangen te hebben in de vergadering en discussiert zelf niet mee tijdens de vergadering. Hij of zij heeft wel spreekrecht, om eventuele dingen die hem of haar niet duidelijk zijn na te kunnen vragen.

Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat er gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is uit wat gezegd is. Vooral wanneer een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en niet relevant is."

Nu moet ik een beetje oppassen wat ik nu ga schrijven aangezien ik voor mijn opdrachtgever regelmatig notuleer en ook voor mijn vorige werkgevers heb ik heel wat vergaderingen weergegeven. Echter, ik heb een haat-liefde verhouding met notuleren.

Ik vind het vaak erg interessant om bij vergaderingen te zitten en om te horen wat er gezegd wordt. Het opschrijven hiervan vind ik ook geen probleem. Probeer echter niet mijn aantekeningen te lezen want dat is niet te doen, vroeger zelfs soms voor mij niet. Ik heb één keer in het begin van mijn loopbaan een collega gevraagd wat er volgens haar stond. Na een lachbui van een kwartier en een kort bezoek aan het toilet, werd mij meegedeeld dat ook zij natuurlijk niet wist wat er stond. Gelukkig moest het een kort verslag zijn en besloten wij terplekke dat het niet relevant was. Sinds die tijd is mijn handschrift wel iets verbeterd maar niet genoeg voor buitenstaanders. Ook altijd leuk als mijn boodschappenlijstje nog thuis is en mijn man (die dan toevallig thuis is) deze telefonisch moet doorgeven. Je zou de vreemdste artikelen meenemen...

Hetgeen ik niet fijn vind aan het notuleren van een vergadering, is het feit dat je niet mee mag praten. Ik moet mijn mond dus houden; alleen mag ik navragen als mij dingen niet duidelijk zijn. Echter, dit doe je ook niet de hele tijd want erg professioneel staat dat natuurlijk niet.

Iedereen die mij ook maar een beetje kent, weet dat mijn mond dichthouden erg moeilijk is voor mij. Eigenlijk, een beetje onmogelijk. Ik betrapte mijzelf net op tijd overigens, in de laatste vergadering van mijn opdrachtgever erop, dat ik commentaar wilde geven over iets. Gelukkig was ik op tijd en hield ik mijn mond. Dus eventuele toekomstige opdrachtgevers, ik kan het heus wel hoor, heel erg stil zijn. Kost mij alleen soms wat moeite, maar dat is mijn probleem en niet die van u.

Misschien dat oudcollega's nu denken, maar waarom ging je dan toch vaak notuleren? Dat was en is omdat indien je een vergadering notuleert, je veel dingen te horen krijgt. En dat vind ik erg leuk. Ik ben namelijk ook behoorlijk nieuwsgierig, wil alles graag weten. Een handige eigenschap met notuleren want daardoor luister je wel goed. Je zal maar iets missen. Niet fijn voor de opdrachtgever, maar ook niet voor jezelf want dat stukje informatie ben je mooi kwijt en daar blijf je nieuwsgierig naar. Heel misschien heb je geluk en hoor je het op de volgende vergadering nog eens. En voordat je het weet, notuleer je weer een vergadering.

Vandaar dus mijn haat-liefde verhouding met notuleren.

Ik zou zeggen laat mij eens weten hoe jij hier over denkt en in iedergeval tot volgende week.

Groetjes,

Gonne-Marieke

woensdag 14 oktober 2009

Tweede blog van Uw Officemanager.NL - Het verschil

Daar ben ik weer voor ronde twee met mijn blog. Nu moet ik natuurlijk over een bepaald onderwerp gaan schrijven dat wel een beetje past bij mijn werk als freelance secretaresse en/of officemanager.

Nu zijn er genoeg onderwerpen om over te schrijven als je officemanager bent. Dit geldt trouwens ook als je secretaresse bent. Ten eerste kun je gaan schrijven over het verschil tussen deze twee termen. Ook kun je gaan schrijven over het notuleren wat meestal een taak is van de secretaresse en/of officemanager. Of je schrijft over de bazen of opdrachtgevers waarvoor gewerkt wordt. Oh nee, laat ik dat maar niet doen want dan ben ik aan het roddelen.

En ik ga dus niet hier roddelen, daar zijn andere blogs voor gemaakt. Daar komt nog eens bij dat tegen de tijd ik een roddel hoor (op het schoolplein wel te verstaan; een betere roddelplek is er niet) iedereen het allang weet. Ik ben wat dat betreft altijd de laatste.

Zal ik het deze keer dan eventjes hebben over het verschil tussen een officemanager en een secretaresse? Dan nemen we het onderwerp notuleren wel een andere keer. Aangezien ik elke week een blog wil schrijven komen de andere onderwerpen ook aan bod. Heb je trouwens een onderwerp waarover je graag iets wil horen, laat mij dat dan weten en wie weet schrijf ik er wel een blog over.

Ik heb Wikipedia er maar weer eens op nageslagen en die vertelt ons het volgende:

"Een secretaresse is een werknemer die het secretariaatswerk opneemt voor een persoon of een instantie. Meestal betreft het iemand die zelf geen tijd heeft om zich daarmee bezig te houden en ook genoeg verdient om zich een secretaresse te kunnen veroorloven, bijvoorbeeld artsen of directeuren."

"Een officemanager is een persoon die ervoor zorgt dat de werkzaamheden in een kantoor soepel verlopen. De functie hoeft geen andere managementtaken met zich mee te brengen. Vroeger was voor deze functie de benaming chef de bureau gebruikelijk. In de praktijk wordt deze functie ook wel gecombineerd met die van directiesecretaris of directiesecretaresse."

Een echt duidelijk verschil zit hier ook niet in. Tegen mij is vroeger verteld dat het verschil is dat een officemanager ook leiding geeft aan bijvoorbeeld andere secretaresses. Maar ik ken nu ook officemanagers die dat niet doen.

Ik gooi deze vraag dan ook maar bij jullie neer: wat is het echte verschil tussen een secretaresse en een officemanager? Of ligt dit gewoon per bedrijf of organisatie anders?

Eén van de redenen trouwens dat mijn bedrijf Uw Officemanager.NL heet, is heel simpel. Er waren al veel namen met secretaresse erin verwerkt. En met een voornaam zoals die van mij, wil je ook dat je bedrijfnaam er een beetje uitspringt.

Graag lees ik weer de reacties en eventueel het antwoord op mijn vragen.

Groetjes en tot volgende week.

Gonne-Marieke

woensdag 7 oktober 2009

Eerste blog van Uw Officemanager.NL - Eventjes voorstellen

OKÉ, hier gaan we dan mijn eerste blog als startende ondernemer. Nee, dat is niet waar.

Ik heb namelijk nog nooit een blog geschreven. Dus dit is niet mijn eerste blog als startende ondernemer; het is gewoon mijn eerste blog.

Daar komt bij dat ik eigenlijk niet weet hoelang je een startende ondernemer bent. Ik ben in januari 2009 gestart. Kan ik dan nu in oktober nog steeds startende zijn? Of ben ik nu gewoon een ondernemer? Volgens een bepaalde bank ben je een heel jaar lang startende ondernemer en kan je meedoen aan het starterspakket. Als je kijkt naar de hoeveelheid klanten die ik heb, ben ik wis en waarachtig een starter. Ik heb namelijk één klant. En dat moeten er wel meer worden.

Waarom ik nu begonnen ben met bloggen? In de vakantie, aan het strand of op een terras (ik weet het niet meer precies) leek het mij een leuk idee om te gaan bloggen. En dan wel het onderwerp: de belevenissen van een startende ondernemer met twee schoolgaande kinderen en een man die op alle gebieden graag wil en kan helpen.

Ja, ik heb het geluk dat mijn man er helemaal achter staat. Hij heeft zijn werktijden aangepast en helpt waar hij kan. Echter, hij moet toch wel 36 uur in de week werken. Ik wil graag 20 uur in de week werken. En de kinderen willen ook van alles en moeten soms dingen (school, sport etc.) Dus dat geeft nog wel eens frictie. Maar het wordt altijd opgelost tot ieders tevredenheid. Hoe? Dat lees je vast wel eens in deze blog.

Wat voor werk ik doe? Ik ben freelancer. Om precies te zijn ben ik eigenaar van Uw Officemanager.NL. Via dit bedrijf bied ik mijzelf aan als secretaresse en/of officemanager. De werkzaamheden die ik onder meer aanbied zijn:
  • het notuleren van vergaderingen;
  • het verzorgen van mailings;
  • het verzorgen van zakelijke correspondentie;
  • het corrigeren, redigeren en opmaken van teksten, rapporten, scripties en dergelijke;
  • het beheren van (adres) bestanden;
  • het uitwerken van geluidbestanden;
  • het organiseren van een congres, bijeenkomst of een ander evenement;
  • het bijhouden, opzetten van een (financiële) administratie.

En nog meer indien gevraagd. Kijk anders eventjes op de website van Uw Officemanager.NL.

Ik wil nu eigenlijk elke week een blog schrijven en natuurlijk ook publiceren. Graag hoor ik jullie reacties hierop. Dan weet ik tenminste dat iemand het nog leest...

Dus nu tot volgende week

Groetjes,

Gonne-Marieke