Uw Officemanager.NL

Derde blog van Uw Officemanager.NL: Het notuleren

Ik had het vorige week al een beetje beloofd; deze keer ga ik het hebben over het notuleren. Wees gerust, ik ga geen adviezen geven over het notuleren. Daar zijn andere mensen voor die geven mooie cursussen of schrijven spannende boeken over het notuleren.

Het wordt een beetje een gewoonte maar toch ook deze keer heb ik Wikipedia er maar eens bijgehaald. De reden dat ik Wikipedia er steeds bij haal, is omdat ik geen recent Van Dalen woordenboek heb. En Wikipedia hoef ik niet te kopen. Erg handig in deze tijden van crisis.

Terwijl ik deze blog aan het schrijven ben, ga ik eventjes snel kijken of er toevallig ook een website is van Van Dalen. Deze is er dus wel, alleen niet helemaal gratis. Maar wie weet, gebruik ik hem de volgende keer.

Al met al, Wikipedia zegt onder meer het volgende over notuleren (ik heb een paar stukjes weggelaten, anders werd het te lang).

"De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris (ook wel abactis) van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering (meestal schriftelijk) aantekeningen, om na afloop van de vergadering (meestal digitaal) de notulen te kunnen voltooien.

De notulist hoort zelf geen belangen te hebben in de vergadering en discussiert zelf niet mee tijdens de vergadering. Hij of zij heeft wel spreekrecht, om eventuele dingen die hem of haar niet duidelijk zijn na te kunnen vragen.

Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat er gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is uit wat gezegd is. Vooral wanneer een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en niet relevant is."

Nu moet ik een beetje oppassen wat ik nu ga schrijven aangezien ik voor mijn opdrachtgever regelmatig notuleer en ook voor mijn vorige werkgevers heb ik heel wat vergaderingen weergegeven. Echter, ik heb een haat-liefde verhouding met notuleren.

Ik vind het vaak erg interessant om bij vergaderingen te zitten en om te horen wat er gezegd wordt. Het opschrijven hiervan vind ik ook geen probleem. Probeer echter niet mijn aantekeningen te lezen want dat is niet te doen, vroeger zelfs soms voor mij niet. Ik heb één keer in het begin van mijn loopbaan een collega gevraagd wat er volgens haar stond. Na een lachbui van een kwartier en een kort bezoek aan het toilet, werd mij meegedeeld dat ook zij natuurlijk niet wist wat er stond. Gelukkig moest het een kort verslag zijn en besloten wij terplekke dat het niet relevant was. Sinds die tijd is mijn handschrift wel iets verbeterd maar niet genoeg voor buitenstaanders. Ook altijd leuk als mijn boodschappenlijstje nog thuis is en mijn man (die dan toevallig thuis is) deze telefonisch moet doorgeven. Je zou de vreemdste artikelen meenemen...

Hetgeen ik niet fijn vind aan het notuleren van een vergadering, is het feit dat je niet mee mag praten. Ik moet mijn mond dus houden; alleen mag ik navragen als mij dingen niet duidelijk zijn. Echter, dit doe je ook niet de hele tijd want erg professioneel staat dat natuurlijk niet.

Iedereen die mij ook maar een beetje kent, weet dat mijn mond dichthouden erg moeilijk is voor mij. Eigenlijk, een beetje onmogelijk. Ik betrapte mijzelf net op tijd overigens, in de laatste vergadering van mijn opdrachtgever erop, dat ik commentaar wilde geven over iets. Gelukkig was ik op tijd en hield ik mijn mond. Dus eventuele toekomstige opdrachtgevers, ik kan het heus wel hoor, heel erg stil zijn. Kost mij alleen soms wat moeite, maar dat is mijn probleem en niet die van u.

Misschien dat oudcollega's nu denken, maar waarom ging je dan toch vaak notuleren? Dat was en is omdat indien je een vergadering notuleert, je veel dingen te horen krijgt. En dat vind ik erg leuk. Ik ben namelijk ook behoorlijk nieuwsgierig, wil alles graag weten. Een handige eigenschap met notuleren want daardoor luister je wel goed. Je zal maar iets missen. Niet fijn voor de opdrachtgever, maar ook niet voor jezelf want dat stukje informatie ben je mooi kwijt en daar blijf je nieuwsgierig naar. Heel misschien heb je geluk en hoor je het op de volgende vergadering nog eens. En voordat je het weet, notuleer je weer een vergadering.

Vandaar dus mijn haat-liefde verhouding met notuleren.

Ik zou zeggen laat mij eens weten hoe jij hier over denkt en in iedergeval tot volgende week.

Groetjes,

Gonne-Marieke